LATAR BELAKANG MASALAH
Di era globalisasi seperti sekarang ini, penggunaan teknologi di lingkungan perkantoran sangat dibutuhkan dan sangat penting dalam proses melakukan pekerjaan. Terutama pada pekerja profesional, dalam hal ini mereka selalu memakai peralatan perkantoran untuk membantu menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan mereka agar lebih mudah dan cepat dalam pengerjaanya. Penggunaan dari alat-alat perkantoran tersebut juga tidak sembarangan karena dibutuhkan keahlian atau keterampilan khusus dan keinginan untuk meningkatkan pengetahuan serta keahlian atau keterampilan dalam hal mengoperasikan peralatan perkantoran sebagai alat bantu pekerjaan.
Perkembangan teknologi perkantoran yang sangat pesat sehingga menimbulkan beberapa dampak, baik dampak positif maupun dampak negatif tergantung kepada bagaimana cara kita menggunakannya apakah dalam hal positif atau hal negatif. Perkembangan ilmu dan teknologi yang semakin pesat serta peralatan (mesin) kantor yang digunakan semakin canggih, maka hal ini dapat mempengaruhi efesiensi kerja. Maka dengan seiring perkembangannya kita seharusnya dapat menggunakan dan memanfaatkannya dengan baik, tepat, dan cepat agar dalam penggunaannya sesuai dengan fungsi dan manfaatnya masing-masing.
RUMUSAN MASALAH
Apa yang dimaksud dengan teknologi perkantoran?
Apa saja macam-macam mesin yang ada di lingkungan perkantoran?
Bagaimana cara memelihara dan merawat mesin kantor tersebut?
Apa saja dampak positif dan dampak negatif dari teknologi perkantoran?
TUJUAN
Untuk mengetahui pengertian dari teknologi perkantoran.
Untuk mengetahui macam-macam mesin yang ada di lingkungan perkantoran
Untuk mengetahui cara memelihara dan merawat mesin kantor.
Untuk mengetahui dampak positif dan dampak negatif yang ditimbulkan oleh teknologi yang ada di lingkungan perkantoran.
BAB II
PEMBAHASAN
PENGERTIAN TEKNOLOGI PERKANTORAN
Teknologi perkantoran berasal dari dua suku kata, yaitu “teknologi” yang berarti ilmu tentang keterampilan dan “kantor” (perkantoran) yang berarti sebagai tempat berlangsungnya pekerjaan kantor (kegiatan administrasi). Pekerjaan kantor (office work) berdasarkan artikulasi, administrasi itu meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda dan sebagainya yang berifat teknis ketatausahaan (clerical work), (Drs. Soewarno Handayaningrat, 1990:2).
Kata teknologi berasal dari bahasa Prancis, La Teknique yang artinya semua proses yang dilaksanakan dalam upaya untuk mewujudkan sesuatu secara rasional. Teknologi adalah keseluruhan sarana untuk menyediakan barang-barang yang diperlukan bagi kelangsungan dan kenyamanan hidup manusia. Menurut Iskandar Alisyahbana (1980:1), “Teknologi adalah cara melakukan sesuatu untuk memenuhi kebutuhan manusia dengan bantuan alat dan akal sehingga seakan-akan dapat memperpanjang, memperkuat atau membuat lebih ampuh anggota tubuh, panca indera dan otak manusia”.
Teknologi juga penerapan keilmuan yang mempelajari dan mengembangkan kemampuan dari suatu rekayasa dengan langkah dan teknik tertentu dalam satu bidang. Teknologi merupakan aplikasi ilmu dan engineering untuk mengembangkan mesin dan prosedur agar memperluas dan memperbaharui kondisi manusia atau paling tidak memperbaiki manusia pada beberapa aspek.
Kantor adalah suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat, personil, dan operasi ketatausahaaan untuk membantu pimpinan. Yang dimaksud tempat adalah ruangan, gedung, kompleks, serta perabot dan perlengkapannya, seperti mesin-mesin kantor dan perlengkapan lainnya yang mendukung aktivitas kerja.
Teknologi perkantoran adalah teknologi yang diaplikasikan dalam kegiatan perkantoran yaitu digunakan untuk mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyiapkan bahan-bahan keterangan secara efesien dengan menggunakan mesin-mesin kantor.
MACAM-MACAM MESIN KANTOR
Menurut Tenaga Penggerakannya
Mesin manual, yaitu mesin-mesin yang digerakan oleh tenaga manusia.
Mesin listrik, yaitu mesin-mesin yang digerakan oleh listrik atau baterai.
Menurut Cara Kerja dan Komponen Mesinnya
Mesin mekanik, yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya.
Mesin elektronik, yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponen elektrik.
Menurut Fungsinya
Mesin Untuk Mencatat
Mesin tulis
Mesin dikte
Mesin dikte / diktafon adalah salah satu mesin kantor yang digunakan dalam hal mencatat surat, Zkata demi kata dari dikte yang dilakukan secara lambat, sehingga mesin ini memungkinkan agar kata yang diucapkan dapat dicatat menjadi tulisan oleh pegawai.
Mesin penomor
Mesin penomor / numbering machine yaitu mesin yang digunakan untuk memberi nomor urut dan nomor rangkap pada kartu, faktur, formulir, dan kupon obligasi. Berdasarkan bentuk dan ukuran angkanya dapat dibedakan menjadi dua, yaitu :
Mesin penomor kecil, bentuk dan ukurannya kecil dan hanya terdiri dari empat sampai enam digit.
Mesin penomor besar, bentuk dan ukurannya besar dan terdiri dari tujuh digit.
Ciri-ciri mesin penomor :
Digerakan dengan tenaga manusia.
Terdapat pengatur angka rangkap.
Pengaturan angka menggunakan stylus.
Langkah-langkah menggunakan mesin penomor adalah sebagai berikut :
Pemberian Tinta
Tangkai ditekan ke bawah, bantalan tinta dilepas dengan jalan memakai fixing lever.
Bantalan tinta diberi tiinta khusus, yaitu numbering machine ink atatu duplikator ink.
Pembuatan Nomor
Siapkan kertas yang akan diberi nomor.
Tekan handle ke bawah, dan setelah ujung plat penunjuk ditempatkan pada garis nomor yang tepat.
Pembuatan nomor rangkap dengan cara menarik keluar alat pengatur hentakan dan letakan dial indikator pada posisi yang diinginkan, sehingga mendapatkan nomor rangkap otomatis dan letakan lagi action indiikator pada posisi semula.
Asahan pensil
Mesin pencetak perangko
Mesin pencetak perangko memiliki beberapa keuntungan dalam pemakaiannya yaitu:
Lebih mudah, karena nilai perangko dicetak seketika untuk surat-surat (dalam negeri maupun luar negeri).
Lebih aman, tidak ada resiko pemborosan perangko atau materi karena hilang atau rusak.
Lebih cepat, karena tanpa ada pekerjaan memilih perangko, membaahi, menempel serta tanpa cap di kantor pos.
Memberi nilai ganda, dapat dilengkapi dengan cap logo atau alat pesan promosi yang bermanfaat bagi perusahaan tanpa ada tambahan biaya.
Stampel
Mesin Untuk Menghimpun
Pembuka surat
Pembuka surat berfungsi untuk membuka sampul surat dengan cara memotong bagian pinggir sampul. Ditinjau dari penggunaan komponennya, pembuka surat dibagi menjadi dua, yaitu:
Pembuka surat listrik, alat ini digerakkan dengan menggunakan tenaga listrik dan komponen mesinnya bersifat mekanis
Pembuka surat elektronik, alat ini digerakkan menggunakan tenaga baterai dan komponen mesinnya bersifat elektronis.
Mesin penjilid
Hechmachine
Pemotong kertas
Mesin pemotong kertas merupakan mesin yang digunakan untuk memotong kertas yang berukuran besar agar menjadi kertas yang lebih kecil. Serta memiliki sisi-sisi yang lurus dan rapih.
Ciri-ciri mesin pemotong kertas :
Digerakan oleh tenaga manusia.
Komponen dan cara kerjanya mekanik.
Dapat memotong kertas dengan cara pisau ditekan.
Langkah-langkah menggunakan mesin pemotong kertas adalah sebagai berikut :
Siapkan kertas yang akan dipotong.
Carilah ukuran kertas pada alat sesuai dengan yang diperlukan.
Letakan kertas pada ukuran tersebut.
Letakan penekan kertas agar kedudukan kertas tidak tergeser saat dipotong. Kemudian tekan tuas pisau pemotong.
Stapler
Stapler merupakan alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas dengan cara memasukan kokot (staple) berbentuk huruf “U” yang terlipat di bagan bawahkertas bila panjang kedua ujung kokot melebihi tebal kertas. Stapler berfungsi untuk membendel kertas dengan kawat jepret yang menembus pada kertas dibendel.
Ciri-ciri stapler :
Digerakan dengan tangan, yaitu dengan menekan begian atas dan bagian bawah.
Komponen dan cara kerjanya bersifat mekanik.
Diisi dengan menggunakan staples.
Langkah-langkah menggunakan stapler adalah sebagai berikut :
Masukan staples pada tempat yang ada di dalam stapler.
Ratakan kertas yang akan dibendel. Dan letakan pada bagian alas tepat pada lekukan pelipat.
Tekan bagian atas stapler dengan sewajarnya.
Kemudian kertas akan menyapu.
Perforator
Perforator merupakan suatu alat yang digunakan untuk melubangi kertas sebelum dimasukan dalam ordner atau map snelhecter. Orang-orang sering menyebut perforator dengan alat pelubang kertas. Menurut jumlah lubang dan fungsinya perforator dapat dibedakan sebagai berikut :
Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama plastik, dan lain-lain.
Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelohecter atau ordner.
Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukan ke dalam ordner.
Ciri-ciri perforator :
Digerakan oleh tenaga manusia dengan cara ditekan.
Membuat lubang bulat dengan garis tengah 5Nm.
Langkah-langkah menggunakan perforator adalah sebagai berikut :
Kertas yang akan diberi lubang maksimum 10 lembar sekaligus. Lembar teratas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah panjang kertas itu. Lalu bagian tepi kertas diratakan.
Kertas diletakan di papan kertas dan dimasukan lubang penjepit kanan kirisampai bagian tepi kertas menyentuh batas tepi lubang penjepit.
Penekan ditekan dengan telapak tangan secara wajar sampai kertas berlubang.
Stapler remover
Stapler remover adalah pembuka isi stapler. Pembuka isi stapler ini ada dua jenis yaitu model tarik dan model tekan.
Mesin Untuk Mengolah
Mesin jumlah
Mesin jumlah manual merupaan mesin yang mempunai fungsi penjumlahan, pengurangan, perkalian, dan pembagian secara sederhana, serta dapat memperoleh jumlah secara negatif (kredit). Mesin jumlah manual terdiri dari papan kunci (keyboard), pencetak (printer) dan engkol (handle) yang dioperasikan dengan tenaga manusia. Cara kerja mesin jumlah manual ini menggunakan tenaga manusia atau tanpa menggunakan bantuan listrik.
Ciri-ciri mesin jumlah manual :
Digerakan oleh tenaga manusia.
Cara kerja dan komponenya mekanik.
Perhitungan terceak pada kertas hitung (printing)
Tiap perhitungan dan pencetakan angka-angka berjalan melalui penarikan engkol yang menggerakan balok-balok angka.
Langkah-langkah menggunakan mesin jumlah manual adalah sebagai berikut :
Angka-angka yang dihitung ditekan lewat tuts angka selanjutnya digerakan oleh engkol.
Tekanan pada tiap tuts angka dan tarikan engkol akan menggerakan balok angka kemudian balok angka memukul pita yang bertinta.
Kemudian di bawah pita terdapat roll kertas.
Perhitungan bilangan-bilangan ditampilkan kepada register (register I, II, dan III).
Mesin hitung
Mesin hitung manual merupakan mesin yang mempunyai fungsi penjumlahan, pengurangan, perkalian, serta pembagian.
Ciri-ciri mesin hitung manual :
Digerakan oleh tenaga manusia.
Cara kerja dan komponennya mekanik.
Perhitungan tidak dapat tercetak.
Langkah-langkah menggunakan mesin hitung manual adalah sebagai berikut :
Angka-angka yang dihiting ditekan lewat tuts angka selanjutnya digerakan oleh engkol.
Kemudian perhitungan bilangan-bilangan ditampilkan kepada 3 register (register I, II, dan III).
Setelah selesai melakukan perhitungan, mesin tidak mencetak hasil peeerhitungan, namun hanya menunjukan jumlah digit.
Mesin penghitung uang
Mesin palidasi keaslian uang
Timbangan elektronik
Mesin timbangan surat
Mesin timbangan surat adalah alat untuk menimbang surat dengan maksud untuk menentukan besar biaya pengiriman.
Mesin Untuk Menggandakan
Mesin stensil (stencil duplicator)
Mesin stensil manual merupakan mesin yang dapat digunakan untuk menggandakan warkat atau surat dengan jenis kertas seperti HVS, diplicator, roneo, dan sebagainya.
Ciri-ciri mesin stensil manual :
Digerakan oleh tenaga manusia.
Tinta yang digunakan adalah tinta stensi warna hitam.
Sheet yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner atau stensil cutter sebagai sheet master.
Langkah-langkah menggunakan mesin stensil manual adalah sebagai berikut :
Sebelum mengetik pada sheet stensil sebaiknya huruf pada tuts dibersihkan terlebih dahulu.
Sheet stensil harus benar-benar rata pada roll mesin tik agar menhasilkan bekas ketikan yang baik dan sit stensil.
Menghentak tuts dengan normal agar menghasilkan cetakan yang baik.
Sebaiknya membaca dulu hasil ketikan sebelum kita melepaskannya dari mesin.
Kemudian tinta ditekan menembus goresan pada stensil ke kertas yang melekat rapat mesin putar, kemudian dioperasikan.
Mesin stensil spiritus (spirit duplicator)
Mesin stensil spiritus merupakan jenis mesin pengganda proses langsung (direct proses) atau disebut sebagai mesin pengganda cairan (liquide duplicator).
Ciri-ciri mesin spiritus :
Digerakan oleh tenaga manusia.
Komponen dan cara kerjanya bersifat mekanis.
Penggandaan menggunakan kertas folio.
Pencetakan menggunakan cairan pelarut alkohol.
Langkah-langkah menggunakan mesin stensil spiritus adalah sebagai berikut :
Pasanglah lembaran induk pada silinder mesin stensil spiritus. Rekaman yang terbalik (negatif) berada di luar.
Angkat tempat cairan dan balikanlah pasa tempatnya.
Putarlah silinder berulang-ulang untuk membasahi master copy-nya.
Masukanlah kertas pada tempatnya (baki kertas) di bagian belakang.
Atur letak kertas dengan tepat.
Putarlah sekian kali menurut kebutuhan.
Setelah selesai memutar, lepaskanlah master copynya.
Kemudian tutup mesin dengan rapi dan benar.
Mesin fotocopy
Mesin fotocopy adalah alat yang digunakan untuk membuat salinan atau tiruan sebuah dokumen diatas kertas dengan proses penyinaran
Risograph
Mesin Risograph adalah perangkat untuk mencetak dan menyalin dokumen dengan kecepatan yang sangat tinggi hingga 120 halaman permenit.
Mesin perekam set
Mesin cetak (offset)
Offset adalah mesin cetak yang yang digunakan untuk mencetak dalam skala yang besar.
Printer
Priter merupakan perangkat eksternal yang bertugas mengambil data computer dan menghasilkan hard copy dari data tersebut.
Elektronik copyboard
Mesin Untuk Mengirim
Telepon
Telepon adalah penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dan berjarak jauh, baik dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor.
Langkah-Langkah Menggunakan telepon
Tata cara menangani telepon keluar
Siapkan pensil dan kertas untuk catatan
Angkat handset dan tekan tombol yang akan dituju
Jika telah terdengar seseorang mengangkat telepon, katakan nama kantor, instansi dan nomor telepon yang kita kehendaki.
Bicaralah secara singkat, sopan dan jangan berbicara hal hal yang tidak penting.
Jika pembicaraan kurang memuaskan karena gangguan telepon jangan mengetuk-ketuk kait telepon
Jika pembicaraan sudah selesai letakan telepone secara perlahan
Tata cara menangani telepon Masuk
Begitu telepon berdering, angkat telepon dengan tangan kiri, sedangkan tangan kanan memegang alat tulis
Jawablah telepone dengan singkat, jelas dan hormat
Mencatat segala pesan atau permintaan penelepon
Nomor-nomor telepon, angka-angka dan pesan-pesan penting harus diulang agar dapat di cek kebenarannya.
Menutup telepon setelah penelpon memutuskan hubungan terlebih dahulu.
Interphone
Intercom berasal dari kata inggiris intercommunication yang mempunyai arti hubungan di dalam.intercom sering disebut juga dengan istilah interphone atau intertelepone,pada saat ini interkom tidak hanya di gunakan di kantor saja,tetapi sudah membudaya samapi ke polosok desa.Oleh karena itu,tidak perlu heran apabila banyak rumah didesa yang diatasnya tambak kabel kecil membentang dari atap ke atap kabel ini di sebut beudrat. yang berfungsi untuk menyalurkan suara dari pesawat interkom yang satu kepesawat interkom yang lainnya. Menurut pengertian di kantor, interkom atau lebih dikenal dengan sebutan Iphone, merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri, dari suatu bagian ke bagian lain atau dari satu ruangan ke ruangan lain.
Fungsi Intercom
Di kantor-kantor, penggunaan interkom sebagai alat penghubung intern, melahirkan suatu sistem tata hubungan kantor yang berguna untuk menghindari adanya para pegawai berjalan kesana kemari, mondar-mandir dalam kantor, sehingga dapat menghemat tenaga dan waktu dalam pelaksanaan kerja. Jadi, fungsi interkom di lingkungan kantor yaitu:
Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak ke pihak lainnya.
Memperluas (menambah) saluran komunikasi suatu instansi atau kantor,
Menghindari mondar-mandirnya para pegawai
Menghemat waktu dan tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di lingkungan kantor sendiri, sehingga meningkatkan produktivitas kerja pegawai.
Cara mengoperasikan intercom:
Untuk mengoperasikan interkom, baik yang digunakan dikantor dapat dilakukan langkah-langkah berikut.
Angkat Hand set (ganggang telepon)
Tekan tombol seleksi saluran yang dimaksud atau diinginkan.
Tekan tombol pemanggil, yaitu tombol “C (Call)”, sehingga terdengar nada panggil (tuut-tuut).
Lakukan Pembicaraan.
Teleprinter
Faksimile / telecopier
Faksimile berasal dari bahasa Latin, yaitu fac yang artinya membuat dan simile yang artinya serupa. Dalam kamus administrasi perkantoran, faksimile diterjemahkan dengan istilah jiplakan yang berarti salinan yang sepenuhnya sama dengan aslinya. Fungsi faksimile sebagai salah satu peralatan yang banyak digunakan di kantor-kantor, mesin faksimile difungsikan:
Untuk mengirim informasi atau dokumen ke berbagai tempat sesuai dengan yang kita inginkan
Untuk menerima informasi dari berbagai tempat
Apabila mesin faksimile dilengkapi dengan sistem memori maka faksimile dapat difungsikan untuk menyimpan berlembar-lembar, mencetak berlempar-lembar dan menyimpan berbagai alamat.
Keuntungan faksimile:
Memungkinkan bentuk asli dokumen terlihat jelas
Data yang akurat
Waktu yang lebih cepat
Hemat tenaga dan biaya
Pengoperasian lebih praktis, sehingga setiap orang dapat menggunakannya
Untuk mengoperasikan faksimile, dapat ditempuh langkah-langkah sebagai berikut.
Siapkan data yang akan dikirim, dengan bagian yang tercetak menghadap ke bawah
Siapkan nomor faksimile yang akan dituju
Tekan tombol jumlah halaman yang diinginkan
Tekan tombol YES
Jika muncul tulisan Quick, kekan keypad sampai muncul tanda delay keyboard
Lakukan pengopian data atau informasi
Modem (modulator/demodulator)
Modem adalah sebuah alat yang digunakan untuk menghubungkan computer dengan internet melalui teleon, line kabel dan layanan dari penyedia jasa telekomunikasi lainnya.
Mesin presentasi ( OHP, LCD, Slide Proyektor, Film Strip)
Telephoto
Handytalky (HT)
Handytalky adalah alat komunikasi dengan menggunakan sinyal frekuensi tertentu sebagai pemancarnya untuk menghubungkan handytalky yang satu dengan handytalky yang lain.
PMBX / PABX ( switboard)
Handphone
Handphone merupakan alat komunikasi, baik jarak dekat maupun jarak jauh. Alat ini merupakan alat komunikasi lisan dan tulisan yang dapat menyimpan pesan dan sangat praktis untuk dipergunakan sebagai alat komunikasi karena dapat dibawa ke mana-mana. Handphone sangat diperlukan oleh orang yang banya k melakukan hubungan bisnis atau dinas.
Mesin Untuk Menyimpan
Microfilm
Mesin penghancur kertas
Mesin penghancur dokumen dilihat dari bentuknya dibedakan menjadi dua macam, yaitu:
Penghancur kertas digunakan untuk menghancurkan dokumen berupa kertas, seperti urat, arsip, laporan dan lain-lain.
Penghancur microfilm, digunakan untuk menghancurkan dokumen dalam bentuk microfilm.
Pelubang kertas (perforator)
Perforator merupakan suatu alat yang digunakan untuk melubangi kertas sebelum dimasukan dalam ordner atau map snelhecter. Orang-orang sering menyebut perforator dengan alat pelubang kertas. Menurut jumlah lubang dan fungsinya perforator dapat dibedakan sebagai berikut :
Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama plastik, dan lain-lain.
Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelohecter atau ordner.
Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukan ke dalam ordner.
Ciri-ciri perforator :
Digerakan oleh tenaga manusia dengan cara ditekan.
Membuat lubang bulat dengan garis tengah 5Nm.
Langkah-langkah menggunakan perforator adalah sebagai berikut :
Kertas yang akan diberi lubang maksimum 10 lembar sekaligus. Lembar teratas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah panjang kertas itu. Lalu bagian tepi kertas diratakan.
Kertas diletakan di papan kertas dan dimasukan lubang penjepit kanan kirisampai bagian tepi kertas menyentuh batas tepi lubang penjepit.
Penekan ditekan dengan telapak tangan secara wajar sampai kertas berlubang.
Fire prop save (penyimpanan dokumen tahan api)
Mobile feelling system flopi disk
Floppy disk adalah sebuah perangkat tempat menyimpan data atau file dengan memori yang terbatas yaitu hanya menampung data 1,44 MB.
Hard disc
Hard disk adalah salah satu komponen perangkat keras (hardware) pendukung komputer atau laptop yang menyediakan ruang untuk menyimpan data atau output dari proses data yang dilakukan oleh computer dan manusia. Biasanya berbentuk kotak dan di dalamnya terdapat piringan tempat data-data tersimpan serta bersifat menyimpan secara paten.
Compact disc
Compact disc adalah sebuah piringan bundar yeng terbuat dari logam atau plastic berlapis bahan yang dapat dialiri listrik, sehingga bersifat magnet. Berfungsi untuk menyimpan data/file.
Flashdisk
Flashdisk merupakan sebuah perangkat keras dengan bentuk yang berbeda-beda dan digunakan untuk menyimpan data atau juga untuk mengintsal sistem operasi
Komputer
Komputer merupakan suatu alat elektronis yang berfungsi untuk mengolah data dengan menggunakan suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi.
Selain keenam kelompok mesin diatas, ada juga kelompok mesin pengaman dan mesin penyaman, sebagai berikut :
Mesin Pengaman
CCTV (Close Circuit Television)
Pengaman data
Mesin penyimpanan uang (brangkas)
Micro film
Mesin laminating
Alarm
ATM
Mesin Penyaman
Kipas angin (FAN)
Air contitioner (AC)
Loadspeaker electronic
Air cleaner ( penyaring udara elektronik)
Air curtain ( tirai udara)
Vacum cleaner
PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN UMUM UNTUK MESIN KANTOR
Pemeliharaan dan Perawatan Barang
Manfaatnya yaitu :
Barang-barang akan terpelihara dengan baik sehingga akan jarang terjadi kerusakan.
Memperpanjang umur barang sehingga tidak perlu diganti dalam waktu singkat.
Menghindari kehilangan karena terkontrol terus.
Menghindari penyimpanan yang tidak teratur.
Dengan terpelihara akan menghasilkan pekerjaan yang baik.
Macam-Macam Pemeliharaan atau Perawatan Barang
Menurut kurun waktu
Pemeliharaan sehari-hari
Pemeliharaan berkala
Menurut jenis barang
Barang bergerak
Barang tidak bergerak
Cara Pemeliharaan dan Perawatan Barang Kantor
Selalu membersihkan barang secara teratur.
Selalu memperbaiki barang yang rusak.
Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar, dan teratur sesuai dengan jenis.
Selalu menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula dalam keadaan baik dan benar.
Selalu mengoperasikan atau menggunakan peralatan kantor sesuai petunjuk dan aturan pemakaiaannya.
Pemeliharaan Mesin-Mesin Kantor
Pengurusan pemeliharaan mesin kantor dapat ditempuh dalam tiga cara sebagai berikut:
Kontrak pemeliharaan.
Service perorangan.
Service kantor ( company operated service).
Langkah-langkah pemeliharaan mesin kantor
Mesin Tik Manual
Bersihkan semua kotoran yang melekat pada body mesin tik dengan menggunakan kain lap halus.
Bersihkan jari-jari tuts dengan mempergunakan sikat bulu yang halus.
Periksa semua kunci, apakah semua dalam keadaan normal.
Bersihkan penggulung kertas dengan membuka tutup silinder.
Apabila dipandang perlu, bersihkan dengan menggunakan minyak mesin tik.
Periksa pita mesin tik, apakah masih dalam keadaan baik untuk dipakai.
Apabila menggunakan cairan penghapus, mulailah mengetik lagi apabila penghapus itu sudah benar-benar mengering.
Mesin Tik Elektrik
Bersihkan mesin tik sebelum mulai mengetik.
Periksa dahulu apakah semua kunci atau tuts dalam keadaan baik.
Sebelum mulai mengetik, bebaskan dahulu semua kunci.
Cara menekan kunci atau tuts secara perlahan sesuai dengan tebal tipisnya atau jumlah lembaran kertas yang akan diketik.
Tenaga yang diperlukan sesuai dengan aliran listrik kantor.
Apabila dalam keadaan tidak dipakai, stekeer hendaknya dicabut dari stop kontak.
Tutuplah mesin dengan menggunakan penutup mesin.
Mesin pelubang kertas
Bersihkan lubang setiap saat.
Pakailah sedikit minyak pada tempat-tempat tertentu agar tidak cepat berkarat dan pisau pelubang dapat lancar bergerak.
Bukalah penutup pelubang kertas yang ada di bawah apabila potongan kertas yang ada di dalam sudah penuh.
Masukan warkat yang akan dilubangi ke dalam mulut sesuai dengan kemampuan mesin pelubang kertas.
Mesin Penomor
Bersihkan bak tinta
Bersihkan indicator berikut kuncinya dengan mempergunakan sikat yang lunak.
Silinder angka dibersihkan dengan menggunakan sikat yang halus.
Bibir nomorator dibersihkan dengan menggunakan lap bersih sehingga apabila digunakan tidak mengotori kertas.
Mesin Penjepret Kertas
Bersihkan penjepret kertas setiap saat dengan menggunakan kain lap pada lubang pengatur dan perut kawat jepret.
Apabila dipandang perlu olesi sedikit minyak pada penjepret kertas.
Pakailah untuk menjepret warkat sesuai dengan kemampuan penjepret kertas tersebut.
Mesin Pemotong Kertas
Bersihkan mesin dengan menggunakan kain lap yang bersih agar tidak berkarat.
Minyakilah mesin pada bagian tertentu sehingga mesin mudah dioperasikan.
Pergunakan mesin sesuai dengan kemampuannya.
Mesin Stensil Manual
Bersihkan body mesin dengan menggunakan kain lap yang beresih.
Bersihkan baki kertas dan baki penadah.
Bersihkan pembungkus rol terhadap sisa-sisa tinta stensil yang melekat pada pinggir sebelah kanan dan kiri.
Bersihkan semua kotoran yang melekat pada bagian mesin setelah penyetensilan.
Mesin Stensil Elektrik
Bersihkan body mesin terhadap semua kotoran yang melekat dengan menggunakan kain lap yang bersih.
Bersihkan baik kertas dan baki penadah dari tinta stensil yang melekat.
Cabutlah stiker dari stop kontak setiap selesai melakukan penggandaan dan posisi mesin dalam
posisi off.
Bersihkan bekas tinta stensil yang melekat di kanan kiri roll atau silinder mesin.
Pada tempat-tempat tertentu bersihkan dengan menggunakan alat sejenis sikat yang lunak.
Tutuplah mesin setelah menyetensil.
Mesin jumlah manual :
Simpan di tempat yang kering.
Bersihkan setiap saat, agar tidak mudah berkarat.
Gunakan sebaik-baiknya dan periksa bagian-bagian mesin setiap saat sebelum digunakan.
Mesin hitung manual :
Bersihkan setiap saat selesai menggunakannya. Gunakan minyak agar tidak mudah berkarat.
Jangan menekan tombol-tombolnya terlalu keras.
Simpan di tempat yang aman dan tidak lembab.
DAMPAK POSITIF DAN DAMPAK NEGATIF TEKNOLOGI PERKANTORAN
Dengan adanya perkembangan teknologi perkantoran yang semakin pesat maka timbullah beberapa dampat positif dan dampak negatifnya, diantara sebagai berikut :
Adapun dampak positifnya dapat kita lihat dari beberapa segi, antara lain :
Tenaga Penggeraknya :
Mutu atau kualitas tenaga kerja meningkat.
Disiplin dan gairah kerja naik.
Beban tenaga dan fikiran menjadi relatif lebih ringan.
Pendapatan tenaga kerja meningkat.
Prosedur Kerja :
Semakin mudah
Semakin lancar
Semakin sederhana (singkat)
Efesiensi kerja (semakin selesai)
Hasil Kerja :
Kualitas produk meningkat
Kuantitas produk meningkat
Standar mutu tertentu terpenuhi
Keseragaman atau keragaman bentuk dan ukuran produk sangat akurat.
Adapun dampak negatifnya, antara lain :
Sulit mencari tenaga kerja dengan kemampuan keterampilan tertentu.
Menambah pengangguran (tenaga kerja yang dibutuhkan sedikit).
Pemeliharaan mesin yang kurang baik, akan menimbulkan pemborosan.
Bila terjadi penggantian mesin baru akan berakibat pada perubahan metode, prosedur dan perlu diadakan pelatihan tenaga kerja.(M.K Alamsyah, 1991:17-18)
BAB III
PENUTUP
KESIMPULAN
Jadi, dari keseluruhan pembahasan diatas dapat kami simpulkan bahwa teknologi perkantoran adalah teknologi yang diaplikasikan dalam kegiatan perkantoran yaitu digunakan untuk mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyiapkan bahan-bahan keterangan secara efesien dengan menggunakan mesin-mesin kantor.
Mesin kantor dapat dibedakan menurut tenaga penggerakannya, menurut cara kerja dan komponen mesinnya, dan menurut fungsinya. Menurut tenaga penggerakannya terdiri dari mesin manual dan mesin listrik. Menurut cara kerja dan komponennya terdiri dari mesin mekanik dan mesin elektronik. Menurut fungsinya terdiri dari mesin untuk mencatat, mesin untuk menghimpun, mesin untuk mengolah,mesin untuk menggandakan, mesin untuk mengirim, dan mesin untuk menyimpan. Selain itu, ada juga mesin untuk pengaman dan penyaman. Mesin-mesin kantor tersebut harus dirawat dan dipelihara agar tidak cepat rusak.
SARAN
Kita harus mengetahui macam-macam mesin yang ada di lingkungan perkantoran serta harus tahu cara merawat dan memeliharanya serta mengetahui dampak yang ditimbulkan oleh mesin kantor tersebut.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar